常用工具方法（7S，28，SWOT，PDCA，SMART，6W2H，时间管理四矩阵，WBS，碎石分析，ORID）

一、7S规则

1.1 推行7S的目的

• 提升人的品质，优化人文环境
• 追求低成本、高效率和高品质
• 消除浪费，实现企业利润最大化

1.2 7S的概念

• 整理（SEIRI）：区分要与不要的东西，清除掉不需用的东西；
• 整顿（SEITON）：对需要的东西定量、定位，对物品进行科学的、合理的布置和搁放，并有效的标识；
• 清扫（SEISO）：把工作场所打扫干净，设备异常时马上修理，使之恢复正常；
• 清洁（SETKETSU）：是对前面3S的坚持和深入，将前面3项活动规范化、制度化，惯窃执行并维持成功；
• 素养（SHITSUKE）：坚持并养成良好的习惯；
• 安全（SAFETY）：人身不受到伤害，环境没有危险，预防事故的发生；
• 节约（SAVE）：对时间、空间、资源等方面合理利用，以发挥它们的最大效能，从而创造一个高效的，物尽其用的工作场所。

二、二八定律

总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的！

• 80%的人做事情；20%的人做事业；
• 80%的人是穷人；20%的人是富人；
• 80%的人卖时间；20%的人买时间；
• 80%的人爱购物；20%的人爱投资；
• 80%的人爱瞎想；20%的人有目标；
• 80%的人改变别人；20%的人改变自己；
• 80%的人在乎眼前；20%的人放眼长远；
• 80%的人受人支配；20%的人支配别人；
• 80%的人错失机会；20%的人把握机会；
• 80%的人批评和谩骂；20%的人鼓励和赞扬；
• 80%的人找一份好工作；20%的人找一个好员工；
• 80%的人是负面思考者；20%的人是正面思考的人；
• 80%的人按自己意愿行事；20%的人按成功经验行事；
• 80%的人在答案中找问题；20%的人在问题中找答案；
• 80%的人用脖子以下赚钱；20%的人用脖子以上赚钱；
• 80%的人今天的事明天做；20%的人明天的事今天做；
• 80%的人受失败人的影响；20%的人受成功人的影响；
• 80%的人受以前失败的影响；20%的人相信以后会成功；
• 80%的人不愿意做简单的事；20%的人重复做简单的事；
• 80%的人认为知识就是力量；20%的人认为行动才有结果；
• 80%的人掌握世上20%的财富；20%的人掌握世上80%的财富；
• 80%的人想我要是有钱我就怎么样怎么样做；20%的人想我要是怎么样怎么样做我就有钱；

三、SWOT分析法

• Strengths：优势
• Weaknesses：劣势
• Opportunities：机会
• Threats：威胁

【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

四、PDCA循环

• Plan：制定目标与计划（可遵循SMART原则）
• Do：任务展开，组织实施（可采用WBS方法）
• Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查
• Action：纠正偏差，对成功进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划

【意义】：每一项工作，都是一个PDCA循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环。只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能完善每一项工作，完善自己的人生。

五、SMART原则

• Specific：具体的
• Measurable：可测量的/可度量的
• Attainable：可达到的/可实现的
• Relevant：相关的（Realistic：现实的）
• Time based：时间的（Time bound：有时限的）

【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

六、6W2H工作方法

• What：工作的内容和要达成的目标
• Why：做这项工作的原因
• Who：谁负责做这项工作
• When：在什么时间、什么时间段进行工作
• Where：这项工作发生在什么地点
• Which：采用什么方法、途径或工具
• How：如何进行这项工作
• How much：这项工作需要多少成本，做到什么程度

【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

七、时间管理

A：重要且紧急

紧急状况，迫在眉睫的问题；限期完成的工作；你不做其他人也不能做的工作。

B：重要不紧急

准备工作；预防措施；价值观澄清；计划；人际关系的建立；真正的再创造；增进自己的能力；锻炼自己的身体。

C：紧急不重要

造成干扰的事、电话、信件、报告、会议等；许多迫在眉睫的急事；符合别人期望的事情。

D：不重要不紧急

忙碌的琐事；广告函件；等待时间；游戏；看热闹；刷抖音；看电视、连续剧等。

做好规划，做好预防（B），从而减少自己做消防队员的概率（A）；将瞎忙的事情规划在固定的时间做（C），不要做浪费生命的事情（D）。

【意义】：在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

八、WBS工作分解

WBS英文全称为Work Breaddown Structure，也即工作任务分解方法。WBS分解遵循规则：目标->任务->工作->活动。

• WBS分解的原则：将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
• WBS分解的方法：自上而下与自下而上的充分沟通；一对一个别交流；小组讨论。
• WBS分解的标准：分解后的活动结构清晰；逻辑上形成一个大的活动；集成了所有的关键因素，包含临时的里程碑和监控点；所有活动全部定义清楚。

【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

九、碎石问题分析法

• 问题界定：明确问题本身及其解决的目的，并遵循6W2H原则将问题描述具体化；
• 问题分解：将复杂而庞大的问题逐一分解成众多子问题的过程；遵循“完全穷尽，相互独立”的原则；
• 原因分析：通过结构化、系统化的归纳方法，逐步找到问题的根本原因；对每一个可能的假设进行深入剖析，落实到具体的人、设备、物料、时间、资金等因素；
• 方案筛选：尽可能群策群力找到多种备选方案，并评估各类备选方案，以利用有限资源寻求最佳的解决方案；
• 方案推进：选定合适的方案后，制定合适的推进策略，做好实施前的准备，建立过程监控与反馈机制，防范风险；
• 效果评估：对方案的落实，目标达成的过程和结果进行客观评价；
• 成果巩固：总结经验教训，通过标准化总结和沉淀经验的方法，持续提升，实现PDCA循环。

这个方法出自一本很老的书籍《聚焦式会话艺术》，原来是用在群体沟通时，但实际上也可以用来做定期总结。

O实践-客观事实
R感受-客观反射
I意义-事实分析
D行动-基于事实的下一步行动

事实：Objective：The Objective Level of Thinking

着眼于客观事实，从事实入手看问题。

试着去回答：

你的时间花在哪了？
都做了哪些事情，结果怎么样，完成了哪件让自己自豪，值得分享的事情？
你的钱都花在哪了？

我上面问的三个因素：时间、行为和钱的具体花销，就可以做为一个客观中立的角度来反应客观事实，不管你有什么样的理由和借口，真实

感受：Reflective：The Reflective Level of Thinking：

当你完成第一步之后，思考一下，自己对当前事实的感受是怎么的？

思考：Interpretive：The Interpretive Level of Thinking

思考这件事带给我们的思考、意义、启发是什么？

哪里做的不足？
需要如何改进？
学用的经验和教训是什么？

行动：Decisional：The Decisional Level of Thinking

下个月，我应该如何去行动是什么？
未来我要怎么做？
具体的计划是什么？

十一、帕金森法则
减少时间来做最重要的事