归档文件整理规则规定的归档文件整理方法

　　归档文件整理规则规定的归档文件整理方法是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。

　　归档文件整理规则规定的归档文件整理方法

　　一、件的构成《规则》5．1.1规定，归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　1、单份文件为一件

　　一般来说，归档文件一般以“自然件"为一件，即以单份文件作为一件。如《××局关于深人学习宣传贯彻党的十八大精神的通知》《××局关于开展年度考核工作的实施意见》等，这两份文件应各自作为一件，每件作为一个整理单位。《规则》修订还明确了“来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复孓等）一般独立成件"，强调以单份文件作为一件的原则。

　　2、多份文件为一件

　　有些文件，比如正文与附件、转发文与被转发文等，各部分虽有一定的独立性，但在内容上密切相关，分散整理可能会出现归档不完整，或归档后不便于利用，故《规则》规定此类文件应作为一件进行整理。此外，正本与其他稿本、原件与复制件等，如果没有组合在一起，其中之一在检索上往往没有太大价值，而且会增加大量不必要的编目工作，影响到整理和利用时的工作效率，因而同样作为一件处理。至于来文与复文来说，原《规则》规定“可为一件"，《规则》修订时改为“一般独立成件，也可为一件"，有限度地延续之前作为一件的整理方法。《规则》允许将这些文件两份或多份作为一件，作为整理的基本单位，这是《规则》灵活性的体现，增强了《规则》的可操作性，有较大的实际意义。具体而言，这类文件包括：

　　（1）正文与附件

　　附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字、正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为

　　（2）文件正本与不同稿本

　　同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，这些稿本与正本为一件，但这些稿本过厚不易装订的，也可单独作为一件。

　　（3）转发文与被转发文

　　转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。

　　（4）原件与复制件

　　对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件、计算机重新打印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。

　　（5）正本与翻译本

　　归档文件除正本外，还有其他不同语言的翻译本（含少数民族文字文本）需要留存的，一般来说，文件的正本与翻译本为一件，但翻译本过厚不易装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的翻译本也可各为一件。

　　（6）中文本与外文本

　　同一文件除中文本外，还有内容与中文文本相对应的外文文本需要归档的，一般来说，文件的中文本与外文本为一件，但外文本过厚不易装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的外文本也可各为一件。

　　（7）报表、名册、图册等

　　报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。但报表、名册、图册等作为文件附件时，一般与文件一起作为一件。

　　（8）会议纪要、会议记录

　　机关在记录会议记录时，有的使用制式的会议记录纸，有的使用专用记事本。使用专用记事本记录的，一本会议记录应作为一件保存，但不同年度、不同会议类型的会议记录不应作为一件。使用会议记录纸记录的，可以一次会议记录作为一件，也可根据材料厚度自定件数，如一年或半年的作为一件。

　　机关在形成会议纪要时，一般以一次会议为一件。

　　（9）来文与复文

　　“来文与复文"或称为“往复文件"，是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，包括“去文与复文"“来文与办理结果"等，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函等。对于往复文件，原《规则》规定“可为一件"，实践中各地区、各部门也大多采取组成一件的方式进行管理，这种做法在纸质文件整理上是完全没问题的，但是如果依此对电子文件或者数字化成果进行整理，来文与复文为一件可能会增加管理层次，带来子件问题。由于各地区、各部门尚未对子件形成一致意见，《规则》修订时强调来文与复文“一般独立成件，也可为一件六作为不采取子件形式进行文件整理的解决方案。在具体执行上，各地区、各部门可以根据实际情况灵活掌握。

　　需要注意的是，来文与复文“一般独立成件，也可为一件"要与“转发文与被转发文为一件”的情况相区分。

　　（10）文件与文件处理单或发文稿纸

　　文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与相关文件作为一件。

　　①介绍信及存根、新闻报道材料

　　介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定件数，如一年或半年的作为一件。需要注意的是，应把同一人的组织关系（党、团）、行政关系、工资关系介绍信或存根排列在一起。另外，组织人事部门或有些比较大的系统等，往往形成大量的介绍信或存根，可按原装订方式，一册作为一件，但跨年度的材料应分别组件。新闻报道材料的组件也依此办理。

　　②行政审批、处罚等材料

　　机关行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料，以及行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，一次审批或处罚材料之间联系紧密，如各自组件会影响档案的检索利用。一般情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为在组件过程中，还应注意不能擅自扩大组件的范围。有的单位将同一事由的若干文件作为一件处理。这种做法虽然使整理工作简化了，但却给将来的检索利用带来不便。如将某下属单位申请某项专业经费的请示、该局的批复和局内承办部门的经办过程文件作为一件整理，将来利用者只想查看关于这项经费申请工作的经办情况，从归档文件目录上就很难检索到，不符合深化检索的指导思想，这种做法应该免。

　　二、件内文件排序1.件内文件排序规则

　　多份文件作为一件时，件内文件之间的排列顺序应遵循《规则》5．1.2执行，即：

　　（1）正文在前，附件在后；

　　（2）正本在前，定稿在后；

　　（3）转发文在前，被转发文在后；

　　（4）原件在前，复制件在后；

　　（5）不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

　　（6）中文本在前，外文本在后；

　　〈7）来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

　　（8）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　除《规则》明确说明的情况外，以下情况多份文件作为一件时应注意：

　　（1）会议纪要、会议记录应按照时间先后排序；

　　（2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序；

　　（3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序；

　　（4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。

　　2、示例

　　由于收文和发文在机关归档文件中最为常见，数量也比较多，下面以收文和发文为例，以图示的方式直观地说明件内文件的排序情况。

　　（1)收文

　　机关在收到文件后，一般会粘贴文件处理单，再对文件进行运转处理。

　　收到的文件有正文、附件的，连同文件处理单一起组成一件。排列的前后顺序依次是文件处理单、正文、附件，如图1所示。

　　图1发文的件内排序机关发文一般是先拟稿，填写发文稿纸，再对拟写稿件依次审核后形成定稿，最后印发正式文件，即正本。因此，发文稿纸记录了拟稿形成定稿的审核（甚至修改）过程，与定稿的关系更为密切。因此，正本、发文处理单、定稿应按前后顺序依次排列，如图2所示。

　　图2收文的件内排序发文中如存在附件、复制件、少数民族文字文本、外文本的，在正本、发文处理单、定稿的按前后顺序排列的基础上，再按照《规则》要求进一步排列即可。