企业合同管理软件的设计理念

合同助手 2020-05-29

随着企业的不断壮大，大部分的企业会选择各种各样的办公软件来辅助业务人员来完成办公。 合同管理软件也顺势而出，这就需要企业的合同管理机构与财务部门相互协调与配合，让各个部门对自己的工作内容和责任有详细的了解，能够尽职尽责，并最终起到落实经济合同履行过程中的责任的目的。下面就来具体介绍合同管理软件的设计理念。

一、系统设计的背景和目标

目前，大多数中小企业的合同管理还依赖人工来进行，通过Word、Excel等办公软件来处理相关文档和统计数据，这种方式存在 文档管理困难；进度控制困难；信息汇总困难；缺少预警机制等问题。

信息化管理是现代企业管理的一项重要的工具，本文紧密结合中小型公司的现状，利用现代企业的先进管理思想，采用面向对象的分析方法，设计出信息化方式进行管理中小企业合同的系统架构，实现以下目标：

（1）监控工作进度，掌握工作状态。及时有效监控各部门工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理效率状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错。系统将记录每个工作完成流转监控状态。

（2）明确各人职责，增加责任感。帮助企业明确各岗位的权限，不可越权处理工作，责任明确，落实到人，查有所依；解决合同执行过程中多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。

（3）按权限职能分类管理不同等级资料。根据文件性质及保密需要，不同的人员享有不同的访问与操作权限，有效地确保数据的安全与完整。

（4）减少办公开支，降低企业管理成本。

二、系统结构设计

根据中小企业的特点，结合企业的一般组织结构，管理系统分为市场部、业务部、综合部、 审核、统计和系统维护等功能模块，各功能模块的具体功能如下图所示。

（1）市场部。市场部应完成的相关工作包括合同发放登记、合同登记、合同报批、合同作废等操作。

合同发放登记，是指给市场专员发放空白合同时进行的登记。市场专员在了解到业务信息后到公司领取空白合同，签订的合同进入管理流程，空白合同返还给公司。在此管理界面可以登记合同编号、合同领取人、空白合同回收提醒时间等。合同登记是指市场专员对即将签订的合同进行详细登记，登记合同所涉及的项目分类、代理项目、代理金额。合同报批是指市场专员将所签订的合同报上级领导审批。

（2）业务部。根据市场部签订的合同服务条款，业务部主管安排工作人员对合同进行实施，完成相关合同条款。

工作分配，是指业务部主管针对合同内容分配项目负责人。计划报批，是指业务员针对自己所负责的项目将工作过程中的意见及相关材料在系统中登记，发送给主管领导审批。重大项目报批，是指业务员针对自己在工作过程中出现的重大事项向主管领导报告，同时提出相关意见。

根据需要，业务部还可设立报告登记和部门提成登记模块。报告登记，是指业务员在完成合同规定条款后撰写报告，将报告进行登记。部门提成登记，是指项目经理根据合同完成情况按提成比例登记各部门应提成金额，便于年终结算。

（3）综合部。综合部工作内容包括合同盖章登记、开具发票登记、收费登记、提成登记、报告送达登记、发票作废登记。

合同盖章登记是指记录合同签订过程中合同公章的使用登记。开具发票登记是指对履行合同过程中开具发票的情况进行登记。提成登记是指根据合同规定的提成比例发放提成时的登记。报告送达登记是指与合同相关的报告送达到接收人时的情况。

（4）工作审核模块包括合同审核、鉴证类工作计划审核、服务类工作计划审核、重大事项审核、一级审核、二级审核、三级审核。

（5）统计查询模块包括总经理查询、合同领用回收情况查询、已签合同查询、邮件发送查询、综合信息查询等。

（6）系统维护模块包括行业分类管理、企业分类管理、部门管理、员工管理、用户管理、数据备份与恢复等。

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